بدهیهای تجاری چیست؟ هر آنچه که باید بدانید
هر کسب و کار رو به رشدی از داشتن تامینکنندگان قابل اعتماد سود میبرد و بدهیهای تجاری بخش بزرگی از کارآمدی این مشارکت هستند.
به حسابهای پرداختنی تجاری به عنوان تعهدات کوتاهمدت به تأمینکنندگان خود فکر کنید. شما آنچه را که امروز نیاز دارید دریافت میکنید و بعداً، معمولاً ظرف 30، 60 یا 90 روز، پرداخت میکنید. ساده به نظر میرسد، اما مدیریت مؤثر حسابهای پرداختنی تجاری برای جریان نقدی، روابط با فروشندگان و دقت مالی شما بسیار مهم است که اینکار را میتوانید با نرم افزار های توانمند مانند نرم افزار حسابداری سپیدار یکپارچه کنید.
پرداختهای تجاری چیست؟
بدهیهای تجاری، مبالغی هستند که یک کسب و کار به تامینکنندگان خود بابت کالاها یا خدماتی که به صورت اعتباری خریداری کرده است، بدهکار است.
برای مثال، تیم مالی جوهر چاپگر، پوشهها و ماژیکهای تخته سفید را از یک تأمینکننده محلی خریداری میکند. فروشنده مدت اعتبار خالص 30 روز را در نظر میگیرد. تا زمان پردازش پرداخت، مبلغ پرداخت نشده، بدهی تجاری نامیده میشود.
این بدهیها بخش عادی از عملیات روزانه هستند. آنها به کسبوکارها اجازه میدهند آنچه را که اکنون نیاز دارند دریافت کنند و بعداً پرداخت کنند. با این حال، اگر به درستی ردیابی نشوند، میتوانند باعث از دست رفتن پرداختها یا مشکلات جریان نقدی شوند.
چگونه حسابهای پرداختنی تجاری ثبت میشوند؟
بدهیهای تجاری در ترازنامه تحت عنوان «بدهیهای جاری» ثبت میشوند. آنها نشاندهندهی تعهد کوتاهمدت یک کسبوکار به تأمینکنندگان خود برای کالاها یا خدماتی هستند که به صورت نسیه دریافت کردهاند.
در یک سیستم مالی دستی، حسابهای پرداختنی تجاری معمولاً از طریق مراحل زیر ثبت میشوند:
۱. بررسی فاکتورهای پرداخت نشده: تمام فاکتورهای فروشندگانی که هنوز پرداخت نشدهاند را بررسی کنید. این فاکتورها ممکن است در پوشهها، صندوقهای ورودی یا صفحات گسترده ذخیره شده باشند.
۲. فاکتورها را با سوابق خرید مطابقت دهید: تأیید کنید که هر فاکتور به یک سفارش خرید یا یادداشت تحویل مرتبط است.
۳. ثبت در نرم افزار حسابداری یا دفتر کل: جزئیات فاکتور مانند نام فروشنده، مبلغ فاکتور، تاریخ فاکتور و تاریخ سررسید را در ردیاب حسابهای پرداختنی خود، چه اکسل باشد و چه یک ابزار حسابداری ساده، وارد کنید.
۴. سازماندهی بر اساس تاریخ سررسید: فاکتورهای معوق را بر اساس تاریخ سررسید دستهبندی کنید تا اولویتهای پرداخت را مدیریت کرده و پیشبینی جریان نقدی را بهبود بخشید.
در اکثر سیستمهای حسابداری مدرن، بدهیهای تجاری به طور خودکار ثبت و در حسابهای پرداختنی هنگام ثبت فاکتور و تطبیق آن با سفارش خرید، تجمیع میشوند.
حسابهای پرداختنی تجاری در مقابل حسابهای پرداختنی
بسیاری از افراد اصطلاحات حسابهای پرداختنی تجاری و حسابهای پرداختنی را به جای هم استفاده میکنند، اما این دو یکسان نیستند.
بدهیهای تجاری بخش خاصی از حسابهای پرداختنی هستند. آنها فقط به پولی اشاره دارند که یک کسبوکار برای کالاها یا خدمات مربوط به عملیات اصلی خود، مانند مواد اولیه، تجهیزات یا خدمات برونسپاری شده که از تولید یا عملکردهای کسبوکار پشتیبانی میکنند، به تأمینکنندگان بدهکار است.
حسابهای پرداختنی اصطلاح گستردهتری است که انواع پرداختهای کوتاهمدت یک کسبوکار، چه مربوط به تجارت و چه غیرتجاری، را در بر میگیرد. این شامل فاکتورهای فروشنده و همچنین اجاره، قبوض آب و برق، اشتراک نرمافزار و هزینههای سفر میشود.
بدهیهای تجاری در مقابل بدهیهای غیرتجاری
بدهیهای تجاری به خریدهایی که از عملیات تجاری شما پشتیبانی میکنند مرتبط هستند، در حالی که بدهیهای غیرتجاری سایر هزینههای کوتاهمدت را که مستقیماً به معاملات با تأمینکنندگان مربوط نمیشوند، پوشش میدهند.
بدهیهای تجاری معمولاً شامل کالاها یا خدماتی است که از فروشندگان دریافت میشود، مانند تجهیزات، ملزومات یا کارهای برونسپاری شده. در مقابل، بدهیهای غیرتجاری شامل هزینههایی مانند اجاره، قبوض آب و برق یا بازپرداخت حقوق کارمندان است.
یه مقایسه ساده اینجا هست:
|
جنبه |
بدهیهای تجاری |
بدهیهای غیرتجاری |
|
تعریف |
پولی که بابت کالاها/خدمات به صورت نسیه به فروشندگان بدهکار است |
پولی که بابت سایر هزینههای تجاری که مربوط به فروشنده نیست، بدهکار است |
|
به عملیات مرتبط است؟ |
بله |
خیر |
|
مثال ۱ |
فاکتور از فروشنده برای نرم افزار مالی |
اجاره دفتر کار تا پایان ماه پرداخت میشود |
|
مثال ۲ |
خدمات حسابداری برون سپاری شده |
بازپرداخت بدهی به کارمندان برای سفر |
|
ورودی ترازنامه |
بخشی از حسابهای پرداختنی |
همچنین در «حسابهای پرداختنی» گنجانده شده است |
درک این تفاوت به شما کمک میکند تا هزینهها را با دقت بیشتری پیگیری کنید و تصمیمات بهتری در مورد جریان نقدی بگیرید. در حالی که هر دو در ترازنامه تحت عنوان حسابهای پرداختنی ثبت میشوند، تفکیک داخلی آنها کنترل بهتری بر هزینههای مرتبط با فروشنده و غیر مرتبط با فروشنده ارائه میدهد.
نمونههایی از بدهیهای تجاری
در اینجا انواع نمونههای بدهیهای تجاری در دنیای واقعی در سناریوهای مختلف آورده شده است:
۱. لوازم اداری
بخش مالی خودکار، فایل و کارتریج چاپگر را از یک تأمینکننده محلی خریداری میکند. صورتحساب باید ظرف 30 روز پرداخت شود. این یک بدهی تجاری است.
۲. نرمافزار حسابداری
این تیم در یک ابزار گزارشگری مالی مشترک میشود و فاکتوری با مدت پرداخت ۴۵ روزه دریافت میکند. مانده پرداخت نشده به عنوان یک بدهی تجاری در نظر گرفته میشود. نرم افزاری مانند پارسیان ، هلو و نرم افزار فروشگاهی دشت همکاران سیستم به شما این امکان را میدهند.
۳. خدمات حسابداری خارجی
یک حسابدار شخص ثالث به تطبیق گزارشهای پایان ماه کمک میکند. فاکتور پس از ارائه خدمات ارسال میشود و ظرف دو هفته قابل پرداخت است. این یک بدهی تجاری است.
۴. فروشنده برای ثبت اظهارنامه مالیاتی
یک مشاور مالیاتی برای کمک به ثبت اظهارنامههای فصلی استخدام میشود. خدمات تکمیل و فاکتور صادر میشود. مبلغ پرداخت نشده به عنوان بدهی تجاری طبقهبندی میشود.
۵. تجهیزات فناوری اطلاعات
لپتاپ و مانیتور برای استخدامهای جدید در بخش مالی خریداری میشود. فروشنده یک مهلت پرداخت ۶۰ روزه را در نظر گرفته است.
۶. استخدام موقت
این شرکت از طریق یک آژانس کاریابی، یک حسابدار قراردادی استخدام میکند. پس از ثبت ساعات کاری، آژانس فاکتوری را ارسال میکند که ظرف 30 روز قابل پرداخت است. این فاکتور نیز به عنوان یک بدهی تجاری در نظر گرفته میشود.
۷. خدمات یکپارچهسازی ERP
یک شرکت مشاورهای فرآیندهای حسابهای پرداختنی را در سیستم ERP ادغام میکند. فاکتور مربوط به این سرویس در حال بررسی است. این یک حساب پرداختنی تجاری مربوط به عملیات تجاری است.
مزایا و خطرات مدیریت بدهیهای تجاری
مدیریت بدهیهای تجاری فراتر از تسویه فاکتورها است. اگر به خوبی مدیریت شوند، از جریان نقدی قویتر و روابط سالمتر با فروشندگان پشتیبانی میکنند.
مزایای مدیریت مؤثر بدهیهای تجاری
۱. بهبود جریان نقدی:
شما
امروز کالا یا خدمات را دریافت میکنید اما بعداً هزینه آن را پرداخت میکنید. این
به کسبوکار شما انعطافپذیری بیشتری برای مدیریت نقدینگی میدهد.
۲. اعتماد فروشنده را جلب میکند.
پرداخت
به موقع به تأمینکنندگان به ایجاد روابط قوی کمک میکند که میتواند منجر به
شرایط اعتباری بهتر یا تخفیفهای بیشتر در آینده شود.
۳. از رشد کسب و کار پشتیبانی میکند.
با
استفاده هوشمندانه از اعتبار، کسب و کارها میتوانند بدون خروج فوری وجه نقد، در
زمینههای دیگری مانند بازاریابی، استخدام یا توسعه سرمایهگذاری کنند.
خطرات مدیریت ضعیف حسابهای پرداختنی تجاری
۱. خطر پرداختهای از دست رفته:
ردیابی
دستی میتواند منجر به فاکتورهای معوق، هزینههای دیرکرد یا آسیب به روابط با
تأمینکنندگان شود.
۲. شکافهای جریان نقدی
اتکای
بیش از حد به اعتبار بدون برنامهریزی برای جدول زمانی پرداختها میتواند باعث
ایجاد بحرانهای نقدی کوتاهمدت شود.
۳. فقدان شفافیت
بدون
داشتن دیدی روشن از بدهیهای معوق، تیمهای مالی ممکن است در تصمیمگیریهای
آگاهانه در مورد هزینهها با مشکل مواجه شوند.