روزنامه فرهیختگان
1398/07/03
استقرار نظام جامع ارزیابی عملکرد دانشگاه آزاد تا پایان سال
مجموعه نظارت و بازرسی دانشگاه آزاد اسلامی در ساختار جدید دانشگاه دستخوش تغییراتی شده و قرار است در چهار حوزه عنوانشده در نام این مجموعه یعنی رصد و نظارت، ارزیابی، بازرسی و رسیدگی به شکایات به فعالیت خود ادامه دهد. برای نمونه میتوان به آغاز فعالیت دفاتر منطقهای این مرکز بهعنوان یکی از تغییرات ساختاری صورتگرفته اشاره کرد. نخستین دفترمرکز نظارت و بازرسی هفته گذشته در خراسان رضوی فعالیت خود را آغاز کرد و امروز هم دفتر منطقه یک شامل استانهای فارس، کهگیلویه وبویر احمد و بوشهر افتتاح می شود. در شماره امروز «فرهیختگان» در گفتوگو با عنایتالله ملکیتبار ، رئیس مرکز نظارت، ارزیابی، بازرسی و رسیدگی به شکایات دانشگاه آزاد اسلامی، به بررسی ابعاد گسترده فعالیت این مرکز پرداختیم که در ادامه میخوانید. ملکیتبار از حدود یک سال قبل یعنی شهریورماه 97 تاکنون عهدهدار مسئولیت این مرکز شده است.از فلسفه وجودی دفتر نظارت و بازرسی آغاز کنیم. عملکرد این دفتر در گذشته چطور بوده و در دوره جدید به چه صورتی دنبال خواهد شد؟ ببینید، تا قبل از این دوره، ساختار مرکز نظارت، ارزیابی، بازرسی و رسیدگی به شکایات دانشگاه آزاد به صورت استانی بود. یعنی در هر استان یک نفر بهعنوان مدیرکل بازرسی این وظیفه را برعهده داشت و موظف بود تمام واحدهای استان را فارغ از اینکه تخصصهای مربوطه را داشته باشد، بررسی کند. دانشگاه آزاد اسلامی در حوزه بازرسی نیازهایی دارد که از حیث نوع آن در چهار حوزه قابل دستهبندی است. اولین حوزه نظارت مالی است و بحث حسابرسیهای مالی در این مرکز انجام میشود. نیاز بعدی ارزیابی عملکرد مدیران و واحدهای دانشگاهی است. نیاز سوم همان نیاز بازرسی که از قبل هم بوده و ادامه خواهد داشت و نیاز چهارم با توجه به اینکه سازمان یک تم آموزشی دارد، نیازمند ارزیابی و نظارت آموزشی است. پیشتر این چهار حوزه به یک نفر محول شده بود. این فرد باید نظارت مالی و وضعیت عملکرد را گزارش میکرد و بازرسی و ارزیابی آموزشی را انجام میداد. در ساختار جدید با افزایش تمرکز، سازمان کوچکی را که مینیاتوری از سازمان بزرگتر یعنی مرکز اصلی بود را تاسیس کردیم که هرکدام از این مناطق بهصورت میانگین سه استان را پوشش میدهند. در ساختار این ادارهکل سه اداره تعریف شده که شامل اداره بازرسی، اداره ارزیابی و نظارت عملکرد آموزشی، پژوهشی و دانشجویی و نهایتا اداره حسابرسی یا همان نظارت مالی میشود.
مناطق و دفاتر بر چه اساسی تقسیمبندی شدند؟ اینکه مناطق بر چه اساسی تقسیمبندی شدهاند، به دو فاکتور مهم برمیگردد؛ اول تعداد واحدهای هر استان و دوم فاصله واحدها نسبت به یکدیگر. این دو فاکتور را کنار هم قرار دادیم و به 10 منطقه اصلی رسیدیم. هفته گذشته نیز افتتاحیه منطقه هشت به نیت مدد گرفتن از امام رضا(ع) را انجام دادیم. این دفتر در استان خراسان رضوی واقع شده و واحدهای سه استان خراسان جنوبی، شمالی و خراسان رضوی را پوشش میدهد. دفاتر منطقهای به غیر از استان خراسان رضوی در چه استانهایی تشکیل خواهد شد؟ تقسیمبندی واحدها به چه صورتی است؟ استانهای مازندران و گیلان و گلستان با همدیگر یک منطقه را تشکیل میدهند و محل استقرار دفتر منطقه، شهر ساری خواهد بود. استانهای آذربایجان شرقی و غربی و اردبیل یک منطقه دیگر را تشکیل خواهند داد که دفتر آن در شهر تبریز مستقر خواهد شد. استانهای همدان و مرکزی، کردستان، کرمانشاه و لرستان به مرکزیت شهر همدان نیز منطقه دیگری را تشکیل میدهند. دفتر دیگر ما در شهر اهواز مستقر خواهد شد و استانهای ایلام و خوزستان را پوشش خواهد داد. استانهای کهگیلویه و بویراحمد، بوشهر و فارس منطقه دیگری را تشکیل میدهند که محل استقرار دفتر نظارت، شهر شیراز خواهد بود. دفتر منطقهای نظارت دیگری در شهر اصفهان، واحدهای استانهای چهارمحال بختیاری، یزد و اصفهان را پوشش میدهد. استانهای کرمان، سیستان و بلوچستان و هرمزگان نیز منطقه دیگری را تشکیل میدهند که محل استقرار دفتر این منطقه شهر کرمان است. استانهای البرز، قزوین و زنجان یک منطقه و استانهای تهران و سمنان و قم منطقه دیگری را تشکیل خواهند داد که دفتر نظارت به ترتیب در قزوین و تهران مستقر خواهد شد.
تشکیل و آغاز به کار همه دفاتر منطقهای تا پایان مهرماه وضعیت استقرار دفاتر چگونه است و تا چه زمانی دفاتر در همه مناطق مستقر خواهند شد؟ عملا میتوان گفت تاسیس آنها نهایی شده و در مرحله افتتاح هستند. امیدواریم با هماهنگیهایی که صورت میگیرد، در یک ماه آینده همه این 10 دفتر افتتاح شود و تا آخر مهرماه شاهد افتتاح و آغاز بهکار این دفاتر در استانها باشیم.
آیا تغییرات مرکز نظارت و بازرسی دانشگاه آزاد اسلامی محدود به ساختار آن بوده یا در رویکردها و فعالیتهای این مرکز هم شاهد تحولاتی هستیم؟ رویکرد مهمی که در مرکز اتفاق افتاده، رویکرد مسالهمحوری مرکز بازرسی است؛ یعنی این مرکز در این تغییر و تحولات، خود را از یک سازمان نظارتی صرف به یک سازمان نظارتی حلکننده مساله تبدیل کرده است. ما بهدنبال حل مسائل جلو میرویم و قصد مچ گرفتن و اذیت کردن مواردی از این دست را نداریم. در تلاشیم در قالب سرویسهای مختلف به قسمتهای مختلف دانشگاه مشاوره ارائه دهیم. مجموعه دوستان ما در مرکز، تخصص لازم در مسائل مختلف آموزشی، مالی، مدیریتی و سایر موضوعات را دارند و از این بابت میتوانند مشاورههای لازم را ارائه دهند. این رویکرد خودش را در سیستم هم نشان داده و در فضای جدید همه بازرسی را بهعنوان حلکننده مسائل میشناسند.
مرکز نظارت و بازرسی دانشگاه آزاد اسلامی چه برنامهها و طرحهایی در دست اقدام دارد؟ چند کار مهم در فضای نظارت مرکز نظارت و بازرسی پیگیری میشود. اولین کار مهمی که در پیش داریم، راهاندازی نظام جامع عملکرد دانشگاه آزاد اسلامی خواهد بود. در حال طراحی نظامی هستیم که به وسیله آن واحدها ارزیابی شوند و سطح عملکرد هر واحد مشخص میشود. براساس این نظام، میزان تلاش واحدها در دسترسی به اهدافی که برای آنها ترسیم شده است، اندازهگیری میشود. در واقع یکی از نقاط کلیدی که در دانشگاه متاسفانه تاکنون کمتر به آن توجه شده، نبود همین نظام جامع عملکرد بوده است. در سالهای گذشته کارهایی در ابعاد کوچکتر انجام شده، اما نظاممند و جامع نبوده است و این کار برای اولین بار انجام میشود.
طراحی نظام جامع ارزیابی عملکرددر دانشگاه آزاد به یاری خدا تا اواسط مهرماه نظام جامع ارزیابی عملکرد را نهایی خواهیم کرد که پس از آن وارد سیکل اداری تایید و ابلاغ خواهد شد. پس از این فاز، ما وارد تفاهمنامههای عملکردی خواهیم شد؛ یعنی براساس شاخصهایی که تعریف شده است، هرکدام از استانها سطح هدفگذاری عملیاتی خود را به ما میدهند. یکی از شاخصها جذب دانشجو است؛ هر استان براساس توانمندی خود ظرفیت و توانمندی خود را در قالب تفاهمنامه عملکردی اعلام میکند و براساس این تفاهمنامه واحدها در طول سال ارزیابی خواهند شد. لازمه این کار طراحی یک سامانه است که بهصورت مفهومی آماده شده و در مرحله بعدی وارد فاز عملیاتی و اصطلاحا نوشتن آن خواهد شد. برآورد ما این است که تا پایان سال، نظام جدید ارزیابی دانشگاه آزاد اسلامی کاملا مستقر شده است.
راهاندازی سامانه هوشمند رسیدگی به شکایات برای نخستینبار کار دیگری که مشغول پیگیری و طراحی آن هستیم، سامانه هوشمندی جهت رسیدگی و پاسخگویی به شکایتها است. بسیاری از سازمانهای بزرگ مانند دانشگاه آزاد اسلامی که در حدود 400 واحد دارد و بیش از یک میلیون نفر با آن در ارتباط هستند، به سامانههای هوشمند نظارتی نیاز دارند. تجربیات داخلی و خارجی را مطالعه کردیم و ظرف دو تا سه ماه آینده سامانهای تحت عنوان رسیدگی و پاسخگویی به شکایات راهاندازی و معرفی خواهد شد. در این سامانه، مسئولان استانها نسبت به عملکرد تکتک واحدهای خود پاسخگو خواهند بود و دانشجویان میتوانند بهصورت مستقیم شکایات، درخواستها یا گلایههای خود را به رئیس استان برسانند. این سامانه فاصلههای ارتباطی را کاهش و افزایش سرعت رسیدگی به درخواستها را بهدنبال خواهد داشت. در بحث نظارت بر هزینه عملکرد ساختارمان یک تغییر رویکرد جدی داشته است. تا قبل از این عموما جنس کارمان از جنس حسابرسیهای داخلی بهصورت کاملا موردی و کمی بود. در رویکرد جدید حوزه نظارت مالی به سمت استفاده از آیتمهای حسابداری مدیریت حرکت میکنیم. میخواهیم مسیرهایی را که از جنس مدیریت مالی بوده و عموما دچار انحراف شدهاند، از جهت کارآیی و اثربخشی اصلاح کنیم. این فضا نیازمند تقویت جنس حسابرسیهای داخلی با رویکرد حسابداری مدیریت در بدنه مرکز بود که الان این اتفاق افتاده است.
اضافه شدن حوزههای پژوهشی و دانشجویی در ارزیابیها یک بحثی هم در نظارت و ارزشیابی آموزشی داشتیم. تدبیری دکتر طهرانچی داشتند که اتفاق هم افتاد و آن این بود که همه ارکان نظارتی دانشگاه که زیرمجموعه رئیس دانشگاه هستند، در یک نقطه متمرکز شوند. ما قبلا ارزیابیهایمان از جنس آموزشی صرف بود. منتها در رویکرد جدید، موضوعات پژوهشی و دانشجویی هم اضافه شده است. یکی از کارهای موفقی که اخیرا توانستیم اجرایی کنیم، ارزیابی وضعیت فرهنگی واحدها بود. این حرکت با توجه به تغییر رویکردی که اشاره شد، صورت گرفت و فعالیتهای پژوهشی و دانشجویی هم پس از این بهصورت جدی ارزیابی خواهند شد. در حوزه پژوهشی، ما ظرفیت مهمی مانند شبکه آزمایشگاهها را داریم. وظیفه ما این است که مشخص کنیم آیا دانشگاه سرویس موردنیاز پژوهشی دانشجویان بهویژه در مقاطع تحصیلات تکمیلی را ارائه میدهد یا خیر؟ مثلا ما الان دانشجوی دکتری رشتههای فنی داریم که استفاده و بهرهمندی چندانی از این خدمات ندارد. دانشگاه آزاد اسلامی هم زمانی که دانشجوی تحصیلات تکمیلی بهویژه در مقطع دکتری جذب کرده متعهد شده تا سرویسهای لازم پژوهشی را به آنها ارائه دهد. ما در فضای نظارتی کیفیت این خدمات را ارزیابی میکنیم. یکی دیگر از مسائل ملموستر، کیفیت سامانههای پژوهشی دانشگاه مانند سامانه نشریات است. ما در کیفیت این نشریات، جایگاه آنها در رتبهبندیها، کیفیت مطالب و سایر مسائل مرتبط به آنها ورود داریم.
آقای دکتر دانشجویان، اساتید و کارمندان میتوانند در امر نظارت به شما کمک دهند؟ این افراد بهویژه دانشجویان چگونه میتوانند مشکلات خود را به گوش مدیران برسانند؟ در مرکز، دانشجویان در گروه ذینفعان اصلی و مهم قرار دارند. گروه ذینفعان از سه قسمت تشکیل شده است؛ کارکنان، اعضای هیاتعلمی و مهمتر از همه دانشجویان که ذینفع اصلی ما محسوب میشوند. برای هر سه دسته مسیرهای ارتباطی تعریف کردیم. یکی از این مسیرها مراجعه به سایت مرکز بازرسی است و هم اکنون افراد میتوانند شکایت خود را ثبت کنند. سامانه شکایتی که پیشتر به آن اشاره شد، زمانی که آماده شود بهعنوان یک کانال جدید در اختیار این افراد قرار خواهد گرفت. مسیر دیگر، دفتری است که در بلوک 6 سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی پاسخگو و شنونده نقطهنظرات، گلایهها و شکایات مراجعین است. در مناطق نیز دو راه پیشروی عزیزان وجود دارد؛ یکی اینکه میتوانند بهصورت حضوری به دفاتر مناطق بروند و طرح موضوع کنند و راه دیگر استفاده از ایمیلهای تعریفشده برای مراکز منطقه است که افراد میتوانند بهصورت کاملا محرمانه و با اطمینان از حفظ تمامی اطلاعات با دفاتر در ارتباط باشند.
دانشگاه آزاد با سرعت به سمت شفافیت پیش میرود این روزها مساله شفافیت به یکی از دغدغههای مهم مردم در کشور ما تبدیل شده است. نگاه دانشگاه آزاد اسلامی نسبت به این دغدغه چگونه است؟ برای شما در مرکز نظارت شفافیت به چه میزان اهمیت دارد؟ شفافیت را میتوان از دو منظر مورد توجه قرار داد. از جهت اطلاعات و دادههای افرادی که با ما در تعامل هستند، طبیعی است که بهصورت محرمانه نزد ما نگهداری میشود. اگر منظور اطلاعات عملکردی بخشهای دانشگاه است، میتواند کاملا شفاف باشد. رویکرد ما در مرکز هم به همین منوال است. با تاکید دکتر طهرانچی سامانههایی با این رویکرد در بخشهای مختلف برنامهریزی شده است؛ مانند سامانه معاملات، مناقصهها و مزایدههای دانشگاهی که در مرحله طراحی و پیادهسازی قرار دارند. باید در نظر داشت که دانشگاه آزاد اسلامی یک سازمان بزرگ و عریض و طویل است، بیش از 400 واحد، آموزشکدهها، پژوهشکدهها و مدارس نشان از تنوع بالای خدمات دانشگاه آزاد اسلامی در سراسر کشور دارد. با توجه به این حجم و تنوع، تهیه کردن زیرساختهای این مهم کاری مشکل و زمانبر است، اما تاکید دکتر طهرانچی بر شفافیت تمامی عناصری است که ممکن است از نگاه ذینفعان مهم باشد و نیاز به آمادهسازی مقدمات آن است. نسبت به بخشهای دیگر کشور به نظر میرسد دانشگاه آزاد اسلامی با سرعت بیشتری به سمت شفافیت پیش میرود.
پربازدیدترینهای روزنامه ها